うちの会社だけではなく、どこでも聞く話ですが、人が辞めたのに補充してもらえないのは、よくあることです。また、部署や工程によっては、慢性的にキャパ不足という所もあると思います。そんな時に皆が口にするのは、「人が足りない」です。確かにそうなのかも知れませんが、管理職としては、その前になすべきことをしているのか？自問自答する必要があります。

  • 多能工化の取組みは出来ていますか？

特定の業務・作業しか出来ない人ばかりだと、常に同じ負荷の仕事をしていられる環境なら良いのですが、忙しい時と、そうでもない時がはっきりしていればいるほど、部署内の人材を効果的に活用することが出来ません。忙しい人の仕事を、そうでもない人が助けることが出来ないためです。これを解消するためには、オフィス業務では見える化・標準化の取組みが必要ですし、製造現場では、多能工化の推進が重要です。

これらの取組みを根気よく続けていくことで、業務・作業負荷の変化に対してより柔軟に対応することが出来るようになりますので、「人が足りない」問題を解消する有効な手段となります。また、「特定の人しかわからない」ことを無くしていくことにもなるので、お休みも取りやすくなる筈です。私が以前マネージャーをしていたチームでは、業務の見える化・標準化の推進を、メンバーに対して「休みを取りやすくして有休消化率を上げよう」をスローガンにしてみんなが頑張り、実現できたことがあります。

 

  • 期待通りに仕事が出来ていない人への指導・フォローは十分ですか？

「あの人には仕事を頼めない」「あの人は0.5人分の仕事しかできない」などと言われている人が部門内にいませんか？そのような人たちへの指導・フォローを管理職として十分に行っていますか？

指導は、その人の仕事ぶりが管理者である、あなたの期待に沿っていない場合に、それを率直に指摘することから始まりますが、そのやり方は、あくまでもその人の行動に対して行うべきであって、その人自身を否定・批判することはあってはなりません。その上で、どうしたら期待に近づいて行けるのか、出来る限り具体的な計画を一緒に考え、それを実行するために、上司のあなたがしっかりサポートすることを約束し、本人にはっきりと伝えるべきです。

簡単なことではありませんが、このような取組み・努力が実を結び、より期待に近い仕事をしてくれる人が増えてくれば、それがあなたの部署のキャパシティを上げることにつながります。新しく人を採用するといっても、常に望み通りの人を採用できる訳ではありませんし、教育にも時間がかかります。「人が足りない」と嘆く前に、上記のことがきちんとなされているのか、再点検することが大切です。