最近、部下のうちの2人がずっと忙しい状態です。自分自身も忙しく動き回っているので、実際のところどんな事に時間を使っているのか、きちんと把握できていませんでした。優秀だから仕事が集まってくるし、誰もやりたがらない事を進んで引き受けるような所があり、それはとても良い事なのですが、仕事の優先度や、本来すべきでない事に時間を掛けている可能性もあり、何らかの対策が必要です。

私が2人に手渡したのは、１日の時間が30分刻みで書かれた紙。そこに、自分のやった事を書き込むようにお願いしました。忙しい彼らにとっては、さらなる負担ではありますが、やる事の目的と、あまり時間をかける必要はない事を伝え、理解してもらいました。
自分がどんな事にどのくらい時間をかけているのかは、記録しないと本人であってもなかなかわからないものです。人間の記憶はとてもいいかげんなもので、最近起こった出来事の方をより鮮明に覚えているので、重要視してしまう傾向があります。
ここでも「定量的」「客観的」に表すことが重要なのです。だから何分、何時間という「数字」を記録します。一定のルールで一定の期間記録し、集計してみると、「時間の掛かっている順」の業務リストが出来上がります。これを使って、多くの時間を割いている仕事から優先的に、やり方を工夫したりムダをなくす事に取り組んで行けば、やみくもにやるよりはるかに効果的な業務改善が出来るわけです。
このように、常にデータに基づいて仕事をする癖を付け、習慣化すること。それはあなたの仕事スキルをワンランクグレードアップさせます。非常に価値あるものになるはずです。