会社勤めであれば大抵の人が経験するのが会議（ミーティング）ですが、自分の今までの経験でも、効率よく会議を進めているケースは少ないです。

悪いパターン

  • 事前準備がない
  • アウトプット（会議の成果物）が不明確
  • 会議時間への意識が希薄
  • 参加者の心構えが問題

順を追って見ていきましょう。
「事前準備がない」

いつも十分に準備時間が取れる会議ばかりではないですが、会議の主催者は少なくとも最低限の準備をしておきましょう。絶対に必要なのは、会議の目的とアウトプット（成果物＝会議の終わりに形になっていなければならないもの）です。それがはっきりしないまま会議を行っても、参加者の意識がばらばらで、結局何を話し合うための会議なのかわからなくなる、または主催者が制御できなくなるのが関の山です。

「アウトプットが不明確」

何をするための会議なのかを、会議のはじめにはっきりと提示しましょう。参加者が目上の人ばかりだったり、好き勝手に話す人がいる場合は、ホワイトボードに大きく書き出したり、印刷して目立つところに貼ったままにしておく必要があるかも知れません。

「会議時間への意識が希薄」

主催者は、話し合う内容から考えて適切と思われる時間を設定しましょう。そして、会議のはじめや、会議中に参加者にそれを意識させるようにしましょう。良い意味で議論が白熱して時間が足りない場合は、会議後の予定を参加者に確認し、可能なら延長しても構いませんが、日時を改めて続きを話し合うのも良いでしょう。決められた時間内にアウトプットを出す事を常に意識することが重要です。

「参加者の心構えが問題」

すべての参加者が高い意識でのぞむ会議なら主催者は楽ですが、現実にはそうでない場合の方が多いです。多様な参加者を同じ方向を向かせ、活発な議論を促し、成果物を手にするのが主催者の腕の見せ所です。そのためにはしっかりと準備することがもちろんですが、

  • 会議中には、会議の目的（議題=Agenda）、会議のアウトプットを強く意識させる。会議中は常に提示しておくことが効果的。
  • 話が逸れてしまいそうになったら、それは別の機会に話し合うように記録し（Parking Lot）、今回の会議に集中させる。
  • 会議時間を意識して、適当な時間でまとめ上げる。
  • 会議で決まった事を、議事録（Minutes）として、参加者、関係者に配信する。

これらを徹底しましょう。そして、会議本来の目的である、より多くの人のアイデアを生かして意思決定することを積極的に進めましょう。そうすれば、必ず効率的で効果的な会議ができるようになるはずです。